Strategi Penyusunan SOP

Strategi Penyusunan SOP – Standard operating procedure (SOP) yang dapat diartikan sebagai Who Does What and How merupakan salah satu metode kerja yang dibuat sebagai panduan untuk memastikan bahwa proses bisnis berjalan sesuai rencana, standar dan aturan untuk kepuasan pelanggan baik internal maupun eksternal. Kurangnya pelatihan tentang teknik dan metode penulisan SOP menjadi penyebab para penyusun atau penulis SOP tidak memahami dengan benar bagaimana membuat SOP yang efektif. SOP yang mudah dipahami terbukti meningkatkan produktifitas kerja dan dapat meningkatkan hubungan kerja yang harmonis antar bagian/ proses. Namun, apabila SOP tidak mudah dipahami dan menimbulkan multi tafsir dapat membuat kesalahan kerja dan pada akhirnya merugikan pelanggan.

Pelatihan penyusunan SOP ini akan menunjukkan keefektifan sebuah Standard operating procedure di perusahaan anda, dimana dapat dilihat dari a) sejauh mana ia digunakan dan memberi nilai tambah. b) sejauhmana ia digunakan dan dapat menyamakan persepsi antar bagian/departemen. c) sejauhmana ia dapat berfungsi sebagai pengendali dan pemantau kinerja proses. Apabila SOP ditempat kerja anda tidak demikian, anda wajib meninjau ulang SOP atau bahkan menulis ulang SOP yang ada.

Materi

• Apa bedanya prosedur dengan SOP, instruksi kerja, pedoman kerja, protap, juklak, juknis, user/operating manual dll?
• Bagaimana membedakan dan membuat pedoman dan panduan?
• Mengapa prosedur penulisan harus dibuat terlebih dahulu, dan bagaimana membuatnya?
• Bagaimana membuat prosedur berbasis proses?
• Mengapa SOP teknis sudah tidak disyaratkan lagi oleh ISO 9000, dan apakah 6 prosedur manajemen yang diwajibkan?
• Apakah 3 anatomi SOP yang mendasar (Format, Elemen dan Atribut)?
• Mengapa SOP tidak boleh dibuat atas dasar “Write what you do”?
• Bagaimana merubah fungsi SOP sebagai alat pandu menjadi alat pandu dan alat ukur, alat kendali, alat audit, alat reward and punish?
• Bagaimana membuat SOP dengan dua macam profil pengguna (Pemula dan Ahli)?
• Kapan harus menambahkan masa berlaku SOP?
• Mengapa Flowchart tidak dimulai dengan “Start” atau “Mulai”?
• Bagaimana mengintegrasikan SOP dengan risk management, key performance indicator dan service level agreement?
• Mengapa kebanyakan penulis hanya menggunakan format narration dan flowchart, dan tidak tahu bahwa Anotated Pictorial atau video sering kali lebih efektif?
• Bagaimana mengendalikan SOP dengan document control dan master lists?
• Mengapa SOP yang dibuat berbasis struktur dan uraian kerja tidak sehandal apabila dibuat berbasis process business map?
• Mengapa SOP harus berbatas waktu (SOP Lifecycle)?
• Bilamana SOP diberi tanda (distempel) ”Controlled”, ”Uncontrolled”, ”Archieved” atau ”Obsolete”?

Hotel Horison Ultima Riss Yogyakarta

Pukul 08.30 – 16.00 WIB

Request for Training Venue: Semarang, Solo, Bandung, Jakarta, Balikpapan, Surabaya, Jogja, Lombok, Malang, Makassar and Batam

In House Training Depend on request